1. Systemvoraussetzungen

Zur Ausführung des MD Adressbuch Team benötigen Sie lediglich einen aktuellen Webbrowser. Wir empfehlen Google Chrome; Microsoft Edge, Mozilla Firefox und Safari werden ebenfalls unterstützt. Für die Nutzung der verschiedenen Schnittstellen sollte ein Microsoft Office Paket ab Version 2010 (MS Word, MS Excel und MS Outlook) installiert sein. Die Anwendung ist für die Arbeit am Arbeitsplatz mit einer Bildschirmauflösung von mindestens 1920x1080 (Full-HD) optimiert. Die Oberfläche passt sich außerdem an kleinere Bildschirme an, sodass Sie auch unterwegs mit Tablet oder Smartphone auf Ihre Kontakte zugreifen können. Eine APP für das mobile Arbeiten ist bereits in Planung.

2. Datenstruktur und Begrifflichkeiten

Bevor Sie mit der Arbeit beginnen ist es wichtig, dass Sie die zu Grunde liegende Datenstruktur verstanden haben. Die Person steht im Mittelpunkt von jedem angelegten Datensatz. Ein Kontakt ist eine Zusammenfassung von den Daten zur Person, Notizen und der Privatadresse. Die Person ist außerdem immer einer Organisation zugeordnet. Zu jeder Organisation können bis zu drei Adressen angelegt werden (Postadresse, Rechnungsstelle und Zweigstelle).

• Organisation 1 inkl. Adresse 1,2,3
  • Person 1
  • Person 2
• Organisation 2 inkl. Adresse 1,2,3
  • Person 1
  • Person 2
  • Person 3
• ….

Wenn Sie also mehrere Personen haben, die für die gleiche Organisation tätig sind müssen Sie die Stammdaten der Organisation inkl. Adressen nur einmal angeben.

Ein Kontakt muss nicht zwingend einen Personennamen haben. Möchten Sie z. B. nur eine Firma, eine Behörde oder eine allgemeine Servicenummer erfassen, lassen Sie Vor- und Nachname einfach leer. Der Kontakt wird dann überall mit dem Namen der Organisation angezeigt und auch danach sortiert.

3. Module

Das MD Adressbuch Team wird um folgende Erweiterungen (nachfolgend “Module”) ergänzt, die den Funktionsumfang der Anwendung vergrößern:

• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) per Authentifizierungs-App
• Mobile Modul - ermöglicht den Zugriff auf das MD Adressbuch Team via Android/iOS-App
• Mandantenverwaltung - ermöglicht die übergeordnete Verwaltung von Mandanten

4. Rollen und Rechte

Das MD Adressbuch Team verzichtet auf eine komplizierte Rechte- und Rollenstruktur. Konkret können Sie Ihren Benutzern folgende Rollen zuweisen:

• Administrator - hat Zugriff auf alle Programmfunktionen und kann die Anwendung in den Einstellungen vollumfänglich administrieren
• Mandanten-Administrator - hat derzeit die Rechte eines Benutzers und kann zusätzlich den Excel-Import und die Dokumentvorlagen verwalten. Mit dem Modul Mandantenverwaltung kann er künftig alle Kontakte oder wahlweise die eines gewählten Mandanten sehen
• Benutzer - kann Kontakte, Notizen und Gruppenzuordnungen anlegen und bearbeiten, hat aber keinen Zugriff auf die Einstellungen
• Gast - darf Kontaktdaten einsehen, kann diese aber nicht ändern. Dokumente aus Vorlagen erzeugen, Daten exportieren und eigene Favoriten setzen ist erlaubt

Funktion	Administrator	Mandanten-Administrator	Benutzer	Gast
Kontakte ansehen, suchen, filtern, exportieren	ja	ja	ja	ja
Dokumente aus Vorlagen erzeugen	ja	ja	ja	ja
Favoriten setzen	ja	ja	ja	ja
Kontakte anlegen, bearbeiten, archivieren, reaktivieren	ja	ja	ja	nein
Notizen anlegen, erledigen, löschen	ja	ja	ja	nein
Kontakte eingruppieren	ja	ja	ja	nein
Kontakte endgültig löschen	ja	nein	nein	nein
Einstellungen: Import und Vorlagen	ja	ja	nein	nein
Einstellungen: Anwendung, Benutzer, Labels, Sicherungen, Vertrag	ja	nein	nein	nein
Eigenes Profil und Passwort ändern	ja	ja	ja	ja

Menüpunkte und Schaltflächen, für die ein Benutzer keine Rechte hat, werden gar nicht erst angezeigt.

5. Anmeldung

5.1 Erstanmeldung

Die Zugangsdaten zu der Anwendung erhalten Sie per E-Mail. Das initiale Administratorpasswort bekommen Sie per SMS an die von Ihnen angegebene Mobilfunknummer. Öffnen Sie die in der E-Mail angegebene Adresse in Ihrem Internetbrowser und geben Sie die Zugangsdaten ein. Mit einem Klick auf das Auge im Passwortfeld können Sie Ihre Eingabe kontrollieren. Nach der Anmeldung sollte unbedingt das initiale Administratorpasswort geändert werden. Wie das genau funktioniert lesen Sie im Abschnitt 12.2.2 “Initiales Administratorpasswort”.

5.2 Passwort vergessen

Haben Sie Ihr Passwort vergessen, klicken Sie auf der Anmeldeseite auf “Passwort vergessen” und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Sie erhalten dann eine E-Mail mit einem Link, über den Sie ein neues Passwort festlegen können. Der Link ist aus Sicherheitsgründen nur begrenzt gültig und kann nur einmal verwendet werden.

5.3 Abmelden

Sie können sich jederzeit über das Benutzermenü oben rechts (Klick auf Ihren Namen) oder über das Symbol neben Ihrem Namen unten links im Hauptmenü abmelden. Auf dem Smartphone finden Sie den Eintrag “Abmelden” im Menü hinter den drei Punkten oben rechts.

6. Die Programmoberfläche

Die Programmoberfläche teilt sich grob in vier Bereiche:

1. Auf der linken Seite befindet sich das Hauptmenü
2. Oben befindet sich die Kopfzeile mit der Schnellsuche, den Darstellungsoptionen, den Benachrichtigungen und dem Benutzermenü
3. Der große Bereich in der Mitte ist die Hauptübersicht je nach gewähltem Menüpunkt
4. Unten befindet sich die Fußzeile mit den Programminformationen, der Hilfe und dem Kontakt zu uns

6.1 Das Hauptmenü

Im Hauptmenü erreichen Sie die Startseite, die Kontaktübersicht und – je nach Rolle – die Einstellungen. Über das Symbol mit den drei Strichen in der Kopfzeile können Sie das Hauptmenü einklappen. Es werden dann nur noch die Symbole angezeigt und Sie haben mehr Platz für die Kontaktübersicht. Ganz unten im Hauptmenü sehen Sie Ihren Namen, Ihre Rolle und das Symbol zum Abmelden.

6.2 Die Kopfzeile

In der Kopfzeile finden Sie von links nach rechts:

• Hauptmenü ein- und ausklappen
• Schnellsuche (siehe Abschnitt 8)
• Hell/Dunkel - schaltet zwischen hellem und dunklem Design um
• Farbschema - wählt die Akzentfarbe der Oberfläche (Violett, Blau, Grün oder Orange)
• Vollbild - blendet die Bedienelemente des Browsers aus
• Benachrichtigungen (siehe Abschnitt 11)
• Benutzermenü mit “Mein Profil”, “Passwort ändern” und “Abmelden” (siehe Abschnitt 10)

6.3 Hell/Dunkel und Farbschema

Das MD Adressbuch Team gibt es in einem hellen und einem dunklen Design. Mit einem Klick auf den Mond bzw. die Sonne in der Kopfzeile wechseln Sie zwischen den beiden Varianten. Über das Palettensymbol daneben wählen Sie zusätzlich eines von vier Farbschemata. Das aktive Farbschema ist farbig ausgefüllt. Ihre Auswahl wird in Ihrem Browser gespeichert und bleibt auch nach dem nächsten Anmelden erhalten.

6.4 Die Fußzeile

In der Fußzeile finden Sie folgende Einträge:

• Über - zeigt die installierte Version und alle Änderungen der bisherigen Versionen
• Hilfe - öffnet diese Dokumentation in einem neuen Fenster
• Kontakt - öffnet unser Kontaktformular in einem neuen Fenster

6.5 Smartphone und Tablet

Auf kleinen Bildschirmen wird das Hauptmenü ausgeblendet und kann über das Symbol mit den drei Strichen geöffnet werden. Die Schnellsuche erreichen Sie über die Lupe, alle weiteren Funktionen der Kopfzeile (Hell/Dunkel, Farbe, Vollbild, Mitteilungen, Profil, Passwort und Abmelden) über die drei Punkte oben rechts.

7. Die Startseite

Auf der Startseite laufen aktuelle kontaktbezogene Informationen von Ihrem Team zusammen. Sie sehen auf einen Blick, was heute zu tun ist, was zuletzt passiert ist und wer demnächst Geburtstag hat.

7.1 Die Tagesübersicht

Oben auf der Startseite werden Sie persönlich begrüßt. Zusätzlich sehen Sie die Anzahl der Kontakte (inklusive der in dieser Woche neu angelegten), die Anzahl der Organisationen und die Anzahl der heute fälligen Wiedervorlagen. Über die Schaltfläche “Neuer Kontakt” springen Sie direkt in die Kontaktübersicht und legen einen neuen Kontakt an.

7.2 Fällige Wiedervorlagen

Hier werden alle Notizen angezeigt, deren Wiedervorlage-Datum erreicht ist. Die Farbe des Hinweises rechts zeigt, ob die Wiedervorlage heute fällig ist oder bereits überfällig. Sind mehr Wiedervorlagen fällig als angezeigt werden können, sehen Sie zunächst die ältesten.

Mit einem Klick auf eine Wiedervorlage öffnet sich die komplette Notiz mit Typ, Kategorie, Inhalt und den Kontaktdaten der Person. Von hier aus können Sie die Person direkt anrufen oder ihr eine E-Mail schreiben. Über die Schaltflächen unten können Sie

• die Notiz als erledigt markieren
• zum Kontakt in die Kontaktübersicht springen
• die Notiz nach einer Rückfrage löschen

Mit dem Kästchen vor einer Wiedervorlage markieren Sie diese direkt als erledigt, ohne das Fenster zu öffnen. Erledigte Wiedervorlagen werden durchgestrichen und beim nächsten Aufruf der Startseite nicht mehr angezeigt.

7.3 Zuletzt passiert

In diesem Bereich sehen Sie die letzten Änderungen im Adressbuch – z. B. neu angelegte, geänderte oder archivierte Kontakte, Notizen, Gruppenzuordnungen und generierte Dokumente – mit dem Zeitpunkt und dem Namen des Benutzers, der die Änderung vorgenommen hat. Mit einem Klick auf den Namen springen Sie direkt zum Kontakt.

7.4 Nächste Geburtstage

Hier werden die nächsten Geburtstage Ihrer Kontakte mit Datum und dem neuen Alter angezeigt. Steht ein Geburtstag in den nächsten zwei Wochen an, werden Sie zusätzlich in der Begrüßung daran erinnert.

7.5 Favoriten und zuletzt bearbeitet

Über die beiden Reiter wechseln Sie zwischen Ihren Favoriten (siehe Abschnitt 9.4.6) und den zuletzt bearbeiteten Kontakten. Haben Sie Favoriten markiert, wird zuerst dieser Reiter angezeigt. Über “Alle” öffnen Sie die Kontaktübersicht mit dem Filter auf Ihre Favoriten. Mit dem Telefonsymbol können Sie einen Kontakt direkt anrufen.

7.6 Schnellzugriff

Der Schnellzugriff bietet Abkürzungen zu häufigen Aufgaben: einen Kontakt anlegen, alle Kontakte anzeigen sowie – für Administratoren und Mandanten-Administratoren – den Excel-Import und die Vorlagenverwaltung.

8. Die Schnellsuche

Mit der Schnellsuche in der Kopfzeile finden Sie Kontakte und Organisationen von jeder Seite aus. Klicken Sie in das Suchfeld oder drücken Sie die Tastenkombination Strg + K (Mac: ⌘ + K). Bereits während der Eingabe werden die passenden Kontakte und Organisationen angezeigt, der Suchbegriff ist farbig hervorgehoben. Gesucht wird u. a. in Namen, Organisation, Ort, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Mehrere Wörter grenzen die Suche ein – “Müller Köln” findet z. B. alle Müllers in Köln.

• Mit einem Klick oder mit den Pfeiltasten und Enter öffnen Sie einen Treffer direkt in der Kontaktübersicht
• Über “Alle Treffer” bzw. Enter ohne Auswahl öffnen Sie die Kontaktübersicht mit allen Treffern
• Mit Escape schließen Sie die Trefferliste

9. Arbeiten mit Kontakten

Bevor Sie anfangen mit Ihren Kontaktdaten zu arbeiten sollten Sie sich Gedanken über mögliche Gruppierungen machen. Über das Hauptmenü auf der linken Seite können Sie direkt in die Kontaktübersicht springen.

9.1 Die Kontaktübersicht

Die Kontaktübersicht ist der zentrale Punkt für die gesamte Arbeit mit Ihren Kontakten. Hier können Sie direkt Kontakte bearbeiten, Notizen anlegen, Kontakte sortieren und gruppieren und Daten exportieren. Je nach Profileinstellungen (siehe Abschnitt 10.2) können Sie aus der Tabelle heraus direkt die verlinkten Aktionen nutzen:

• (Mobil)Telefonnummer - startet einen Anruf über eine verbundene Telefonanlage
• E-Mail Adresse - öffnet eine neue E-Mail über das Standard E-Mailprogramm
• URL - öffnet die angegebene Internetadresse in einem neuen Tab

Der Status der Kontaktübersicht (Sortierung, angezeigte Spalten, Spaltenbreiten, Anzahl der Datensätze) wird lokal in Ihrem Browser gespeichert. Diese Ansicht wird gelöscht, wenn der Browsercache gelöscht wird. Über das Kontextmenü unter “Ansicht” → “Zurücksetzen” können Sie die Ansicht auch selber auf die Standardeinstellungen zurücksetzen.

9.1.1 Kontakte sortieren

Die serverseitige Sortierung der Daten erfolgt immer nach dem Nachnamen – Kontakte ohne Personennamen werden dabei nach dem Namen der Organisation einsortiert. Sie können mit einem Klick auf die Kopfzeile in der entsprechenden Spalte nach dieser aufsteigend sortieren. Wenn Sie noch einmal auf die gleiche Zelle klicken wird die Spalte absteigend sortiert. Wenn Sie mit der rechten Maustaste in die Zelle klicken können Sie ebenfalls über das Kontextmenü sortieren oder die Sortierung zurücksetzen.

9.1.2 Kontakte gruppieren

Kontakte können Sie nach einem beliebigen Datenfeld gruppieren. Eine sinnvolle Gruppierung wäre z. B. nach der Organisation, denn durch die Datenstruktur können mehrere Kontakte einer Organisation zugeordnet werden. Ziehen Sie dazu per Drag&Drop den Spaltenkopf des Feldes der Organisation in den oberen Bereich. Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen Sie den Menüpunkt “Nach dieser Spalte gruppieren”. Über das Kontextmenü können auch alle Gruppierungen aufgehoben werden.

Die Gruppierung kann auch nach mehreren Feldern erfolgen. Wählen Sie dazu einfach weitere Felder für eine Gruppierung.

9.1.3 Spalten verschieben

Die Reihenfolge der Spalten kann per Drag&Drop geändert werden. Ausgenommen davon sind die Spalten ganz rechts mit den Aktionsbuttons. Die Breite einer Spalte ändern Sie, indem Sie die Trennlinie im Spaltenkopf mit der Maus verschieben.

9.1.4 Spaltenauswahl

Mit einem Rechtsklick auf eine Zeile in der Kontaktübersicht erreichen Sie das Kontextmenü. Wählen Sie unter “Ansicht” den Eintrag “Spaltenauswahl”. Es öffnet sich eine Übersicht aller Datenfelder und verfügbaren Buttons (Btn). Angezeigte Spalten sind mit einem Haken markiert. Wenn Sie weitere Felder hinzufügen möchten, markieren Sie diese mit einem Klick. Innerhalb der Spaltenauswahl können Sie nach Datenfeldern suchen. Die Button-Spalten werden in der Tabelle ganz rechts angezeigt - die Reihenfolge dieser Spalten ist festgelegt und kann nicht geändert werden.

9.1.5 Favoriten in der Übersicht

Kontakte, die Sie als Favorit markiert haben (siehe Abschnitt 9.4.6), erkennen Sie in der Kontaktübersicht an einem schmalen farbigen Rand am linken Zeilenanfang.

9.2 Einen Kontakt anlegen

Um einen neuen Kontakt anzulegen klicken Sie auf das Plus-Symbol über der Tabelle. Durch die zugrunde liegende Datenstruktur müssen Sie jetzt entscheiden, ob der Kontakt einer bestehenden Organisation zugeordnet werden soll, oder ob Sie eine neue Organisation anlegen möchten. Klicken Sie in diesem Fall auf “Neu”. Klicken Sie auf “Wählen”, wenn Sie den neuen Kontakt einer bereits bestehenden Organisation zuordnen wollen.

Im oberen Bereich der Eingabemaske sind die Datenfelder zur Person, im unteren Bereich die Datenfelder zur Organisation. Die drei zur Organisation gehörenden Adressen (Postadresse, Rechnungsstelle und Zweigstelle) erreichen Sie über die Reiter rechts unten. Der Name der Organisation ist ein Pflichtfeld. Vor- und Nachname sind optional – lassen Sie beide leer, wird der Kontakt mit dem Namen der Organisation angezeigt (siehe Abschnitt 2). Nachdem Sie alle gewünschten Felder gefüllt haben klicken Sie auf “Speichern”.

9.3 Kontakte archivieren, reaktivieren und löschen

Wählen Sie in der Übersicht einen oder mehrere Kontakte um diese zu archivieren. Klicken Sie dann auf das Mülleimer Symbol neben der Suche. Die Kontakte werden dann nach Rückfrage archiviert.

Über den Filter “Archiv” können archivierte Kontakte wieder sichtbar gemacht werden (siehe Abschnitt 9.5). Über das Kontextmenü “Kontakt” → “reaktivieren” holen Sie einen archivierten Kontakt zurück. Administratoren können archivierte Kontakte über “Kontakt” → “endgültig löschen” vollständig entfernen. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

9.4 Kontaktbezogene Aktionen

Über das Kontextmenü (Rechtsklick auf eine Zeile) und die Buttons rechts in der Tabelle können Sie kontaktbezogene Aktionen ausführen. Das Kontextmenü ist in drei Bereiche gegliedert:

• Kontakt - anzeigen, Dateien, Dokument generieren, Notiz erstellen, eingruppieren, als Favorit markieren, bearbeiten, reaktivieren und endgültig löschen
• Export - QR Code, VCard und Zwischenablage
• Ansicht - Spaltenauswahl und Zurücksetzen

Es werden nur die Aktionen angezeigt, für die Sie die entsprechenden Rechte haben (siehe Abschnitt 4).

9.4.1 Die Infoseite

Die Infoseite zeigt alle ausgefüllten Felder zu einem Kontakt, sowie Notizen, Gruppenzuordnungen, die Privatadresse und die Historie aller Änderungen. Ist der Kontakt ein Favorit, wird neben dem Namen ein Stern angezeigt. Über die Buttons haben Sie die Möglichkeit

• Anrufe zu starten
• neue E-Mails über das Standard E-Mailprogramm zu schreiben
• Webadressen aufzurufen
• Adressen bei Google Maps anzuzeigen

Mit einem Klick auf eine Notiz öffnen Sie den kompletten Inhalt.

9.4.2 Dokument generieren

Um Dokumente zu generieren müssen in den Einstellungen Word Dokumente als Vorlagen hinterlegt werden (siehe Abschnitt 12.6). Wählen Sie im Kontextmenü “Kontakt” → “Dokument generieren” oder klicken Sie auf das Word-Symbol in der Zeile und wählen Sie dann die gewünschte Vorlage. Das fertige Dokument wird heruntergeladen.

Für Word Dokumente können die folgenden Platzhalter genutzt werden:

Beschreibung	Platzhalter
Name*	${organisation_name}
Zusatz*	${organisation_additional}
Telefon*	${organisation_phone}
Fax*	${organisation_fax}
Mobil*	${organisation_mobile}
E-Mail*	${organisation_email}
Internet*	${organisation_url}
Bank*	${organisation_bank}
IBAN*	${organisation_iban}
BIC*	${organisation_bic}
Steuernummer*	${organisation_tax_number}
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer*	${organisation_sales_tax_number}
Definierbar 1*	${organisation_definably1}
Definierbar 2*	${organisation_definably2}
Definierbar 3*	${organisation_definably3}
Definierbar 4*	${organisation_definably4}
Definierbar 5*	${organisation_definably5}
Nachname	${individuals_surname}
Vorname	${individuals_firstname}
Anrede	${individuals_salutation}
Titel	${individuals_title}
Rolle	${individuals_role}
Geburtstag	${individuals_birthday}
Telefon 1	${individuals_phone1}
Telefon 2	${individuals_phone2}
Mobil 1	${individuals_mobile1}
Mobil 2	${individuals_mobile2}
E-Mail 1	${individuals_email1}
E-Mail 2	${individuals_email2}
Internet	${individuals_url}
Straße	${individuals_street}
Zusatz	${individuals_additional}
PLZ.	${individuals_zipcode}
Stadt	${individuals_city}
Land	${individuals_country}
Definierbar 1	${individuals_definably1}
Definierbar 2	${individuals_definably2}
Definierbar 3	${individuals_definably3}
Definierbar 4	${individuals_definably4}
Definierbar 5	${individuals_definably5}
Adresse 1 Straße*	${address1_street}
Adresse 1 Zusatz*	${address1_additional}
Adresse 1 PLZ.*	${address1_zipcode}
Adresse 1 Stadt*	${address1_city}
Adresse 1 Land*	${address1_country}
Adresse 2 Straße*	${address2_street}
Adresse 2 Zusatz*	${address2_additional}
Adresse 2 PLZ.*	${address2_zipcode}
Adresse 2 Stadt*	${address2_city}
Adresse 2 Land*	${address2_country}
Adresse 3 Straße*	${address3_street}
Adresse 3 Zusatz*	${address3_additional}
Adresse 3 PLZ.*	${address3_zipcode}
Adresse 3 Stadt*	${address3_city}
Adresse 3 Land*	${address3_country}

*Daten Organisation

9.4.3 Notiz anlegen

Notizen werden immer kontaktbezogen angelegt. In jeder Notiz können Sie einen Titel und einen ausführlichen Text angeben. Wenn die Notiz zu einem bestimmten Datum auf der Startseite angezeigt werden soll setzen Sie das Datum für die Wiedervorlage. In der Notiz kann zudem ein Typ und eine Notizkategorie angegeben werden. Folgende Typen sind vordefiniert:

• Einfache Notiz
• Ausgehender Anruf
• Eingehender Anruf
• Ausgehende E-Mail
• Eingehende E-Mail
• Ausgehende Nachricht
• Eingehende Nachricht

9.4.4 Kontakt eingruppieren

Um einen Kontakt einzugruppieren klicken Sie im Kontextmenü auf den entsprechenden Eintrag, oder auf den entsprechenden Button ganz rechts in der Tabelle. Klicken Sie dann auf die entsprechenden Gruppen im Baum.

9.4.5 Kontakt bearbeiten

Wenn Sie einen Kontakt bearbeiten haben Sie die Möglichkeit die Person einer anderen Organisation zuzuordnen. Dies machen Sie, indem Sie auf den Button in dem Datenfeld zur Organisation klicken und anschließend eine Organisation auswählen. Alle anderen Felder können Sie einfach editieren. Wenn Sie auf Speichern klicken werden alle Daten gespeichert und das Fenster wird geschlossen. Ist der Kontakt ein Favorit, wird im Fenstertitel ein Stern vor dem Namen angezeigt.

9.4.6 Als Favorit markieren

Kontakte, mit denen Sie häufig arbeiten, können Sie als Favorit markieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Kontakt und wählen Sie “Kontakt” → “als Favorit markieren”. Über den gleichen Weg (“Favorit entfernen”) heben Sie die Markierung wieder auf. Favoriten sind persönlich – jeder Benutzer hat seine eigenen Favoriten.

Ihre Favoriten erkennen Sie

• am farbigen Rand links in der Kontaktübersicht (siehe Abschnitt 9.1.5)
• am Stern neben dem Namen in der Infoseite und beim Bearbeiten
• auf der Startseite im Reiter “Favoriten” (siehe Abschnitt 7.5)

Über den Filter “Favoriten” zeigen Sie nur Ihre Favoriten in der Kontaktübersicht an (siehe Abschnitt 9.5).

9.4.7 Dateien

Zu jedem Kontakt können Sie Dateien hinterlegen, z. B. Angebote, Verträge, Protokolle oder Fotos. Die Dateien finden Sie auf der Infoseite im Bereich “Dateien”. Über das Kontextmenü “Kontakt” → “Dateien” springen Sie direkt dorthin; die Zahl in Klammern zeigt, wie viele Dateien bereits vorhanden sind.

Zum Hochladen klicken Sie auf “Dateien auswählen” oder ziehen die Dateien einfach mit der Maus in den Bereich. Jede Datei gehört immer zur Person und zu ihrer Organisation: Sie wird bei allen Kontakten dieser Organisation angezeigt. Hinter jeder Datei steht der Name des Kontakts, bei dem sie hochgeladen wurde – die Dateien des geöffneten Kontakts sind farbig hervorgehoben.

Eine Datei darf höchstens 5 MB groß sein. Erlaubt sind PDF-Dateien, Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente (auch im OpenOffice-Format), Text- und CSV-Dateien, Bilder (JPG, PNG, GIF, WebP) sowie E-Mails aus Outlook (.msg, .eml). PDF-Dateien und Bilder können Sie über das Auge direkt im Browser ansehen, alle anderen Dateien werden heruntergeladen. Über den Papierkorb löschen Sie eine Datei nach einer Rückfrage endgültig – und zwar bei allen Kontakten der Organisation.

Oben rechts im Bereich sehen Sie, wie viel Speicherplatz bereits belegt ist. Der verfügbare Speicherplatz richtet sich nach der Anzahl der lizenzierten Benutzer. Gäste können Dateien ansehen und herunterladen, aber keine Dateien hochladen oder löschen.

9.4.8 Export QR Code

Mit dem QR Code können Sie einen Kontakt schnell und unkompliziert direkt auf ein Mobiltelefon übertragen indem Sie den QR Code mit der Kamera scannen. Probieren Sie es gern hier einmal aus.

9.4.9 Export VCard

VCards können von verschiedenen Anwendungen verarbeitet werden. Wenn Sie auf den VCard Export im Kontextmenü klicken wird der Download direkt gestartet. VCards werden mit folgendem Dateinamen heruntergeladen: vorname_nachname.vcf. Eventuelle Sonderzeichen werden dabei ersetzt. Bei Kontakten ohne Personennamen wird der Name der Organisation verwendet.

9.4.10 Export Zwischenablage

Mit dem Export in die Zwischenablage können Sie schnell die Daten zu einem Kontakt in eine andere Anwendung einfügen. Kopiert werden Nachname, Vorname, E-Mail, Telefon, Mobil und Organisation – leere Felder werden dabei ausgelassen.

9.5 Kontakte filtern

Um Kontakte zu filtern stehen Ihnen über den Filter-Button oberhalb der Tabelle mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• Gruppenfilter - Setzt einen Filter über gewählte Gruppen
• Favoriten - Zeigt alle Kontakte, die von Ihnen als Favorit markiert wurden
• Gewählte Kontakte - Setzt einen Filter über alle Kontakte, die Sie in der Tabelle ausgewählt haben (Haken in der ersten Spalte gesetzt)
• Archiv - Zeigt alle archivierten Kontakte

Ist ein Filter gesetzt wird der Button für die Filterung grün markiert. Um die Filterung zurückzusetzen klicken Sie auf den Button für die Filterung und wählen Sie dort den Eintrag “Filter zurücksetzen”.

9.6 Die Suche in der Kontaktübersicht

Zusätzlich zur Schnellsuche in der Kopfzeile (siehe Abschnitt 8) hat die Kontaktübersicht ein eigenes Suchfeld oben rechts. Sobald Sie das erste Zeichen eingeben wird die Suche ausgelöst und mit jeder weiteren Eingabe fortgeführt. Die Suche findet auch Einträge in Feldern, die ausgeblendet sind - bei sichtbaren Feldern wird der Suchtext farbig hinterlegt. Zum Löschen der Suche können Sie auf das x klicken.

9.7 Kontaktdaten exportieren

Mehrere Datensätze können als PDF- oder Excel-Datei gespeichert werden. Klicken Sie dazu auf den Export-Button oberhalb der Tabelle und wählen Sie eine der Möglichkeiten:

• Alle Daten nach Excel exportieren
• Ausgewählte Daten nach Excel exportieren
• Alle Daten als PDF exportieren
• Ausgewählte Daten als PDF exportieren

Beim Export wird die Formatierung, Gruppierung und Filterung beibehalten. Es werden außerdem nur sichtbare Datenfelder exportiert.

Die gleiche Ansicht als Excel-Datei:

Die gleiche Ansicht als PDF-Dokument:

9.8 Direkt zu einem Kontakt springen

Jeder Kontakt hat eine eigene Adresse im Browser, z. B. …/kontakte/52. Wenn Sie diese Adresse aufrufen, öffnet sich die Kontaktübersicht direkt auf der richtigen Seite und der Kontakt ist ausgewählt – auch wenn er durch eine gespeicherte Suche oder einen Filter ausgeblendet war.

10. Mein Profil

Über das Benutzermenü oben rechts (Klick auf Ihren Namen) → “Mein Profil” können Sie Ihre persönlichen Daten und Einstellungen selbst ändern. Lediglich Ihre Rolle kann nur ein Administrator ändern. Im Kopf des Fensters sehen Sie Ihr Profilbild, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Rolle. Das Profilbild wird automatisch aus Ihren Initialen erstellt.

10.1 Persönliche Daten

Hier ändern Sie Anrede, Titel, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefon und Mobil. Der Nachname und die E-Mail-Adresse sind Pflichtfelder. Ändern Sie Ihren Namen, wird auch Ihr Profilbild angepasst.

Ihre E-Mail-Adresse ist gleichzeitig Ihr Anmeldename. Wenn Sie diese ändern, erscheint ein zusätzliches Feld, in dem Sie die Änderung mit Ihrem aktuellen Passwort bestätigen. Melden Sie sich danach mit der neuen E-Mail-Adresse an.

10.2 Darstellung

Im Reiter “Darstellung” legen Sie fest, wie die Anwendung für Sie aussehen soll:

• Beschriftung der Eingabefelder - “Im Feld” zeigt die Bezeichnung innerhalb des Eingabefeldes, “Über dem Feld” darüber
• Links in der Kontaktliste - macht E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Webseiten in der Kontaktübersicht anklickbar (siehe Abschnitt 9.1)
• Linkfarbe - die Farbe, in der diese Links angezeigt werden
• Sprache und Zeitzone

Nach dem Speichern von Änderungen an der Beschriftung oder den Links wird die Seite einmal neu geladen.

10.3 Sicherheit und Passwort ändern

Ihr Passwort können Sie jederzeit selbst ändern – über das Benutzermenü → “Passwort ändern” oder im Profil im Reiter “Sicherheit”. Geben Sie Ihr bisheriges Passwort und zweimal das neue Passwort ein. Das neue Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein und darf nicht mit dem bisherigen übereinstimmen. Mit dem Auge in den Feldern können Sie Ihre Eingabe kontrollieren.

11. Benachrichtigungen

Über die Glocke in der Kopfzeile informiert Sie das MD Adressbuch Team über wichtige Ereignisse, z. B. wenn ein Excel-Import abgeschlossen ist. Die Zahl an der Glocke zeigt die Anzahl der ungelesenen Benachrichtigungen; sie wird regelmäßig aktualisiert, ohne dass Sie die Seite neu laden müssen.

• Mit einem Klick auf eine Benachrichtigung wird diese als gelesen markiert und – falls vorhanden – die zugehörige Seite geöffnet
• Mit dem x rechts entfernen Sie eine Benachrichtigung
• Mit den Haken oben rechts markieren Sie alle Benachrichtigungen als gelesen

Auf dem Smartphone finden Sie die Benachrichtigungen im Menü hinter den drei Punkten unter “Mitteilungen”.

12. Einstellungen

Die Einstellungen haben einen eigenen DropDown Eintrag auf der linken Seite im Menü. Administratoren sehen alle Bereiche, Mandanten-Administratoren nur den Import und die Vorlagen. Für Benutzer und Gäste wird der Menüpunkt nicht angezeigt.

12.1 Anwendung

In den allgemeinen Anwendungseinstellungen können Sie die Stammdaten zur Organisation, die Gruppen und die Notizkategorien eintragen.

12.1.1 Organisation

Hier geben Sie bitte die Stammdaten zu Ihrer Organisation ein. Diese werden zukünftig bei der Generierung von Dokumenten genutzt. Bitte geben Sie hier außerdem die Daten eines SMTP-Zugangs für den Versand von E-Mails an.

12.1.2 Gruppen

Um eine Gruppe anzulegen klicken Sie auf den Button unter der Auswahlbox und geben Sie dann den Namen der Gruppe an. Ist in der Auswahlbox eine Gruppe gewählt wird die neue Gruppe als Untergruppe angehangen, ansonsten wird sie auf der obersten Ebene erstellt.

12.1.3 Notizkategorien

Notizkategorien sind in den Notizen wählbar und können frei definiert werden. Um eine Kategorie anzulegen klicken Sie auf den Button Hinzufügen. Wenn Sie eine Kategorie löschen möchten, wählen Sie diese in der Auswahlbox und klicken Sie dann auf Entfernen. Die Notizkategorie wird gelöscht und aus allen Notizen entfernt, denen die Kategorie zugeordnet ist.

12.2 Benutzer

In der Benutzerverwaltung administrieren Sie die Zugänge für alle, die Zugriff auf das MD Adressbuch Team erhalten sollen. Um einen Benutzer anzulegen müssen mindestens folgende Pflichtfelder angegeben werden: Nachname, Vorname, E-Mail, Rolle und Passwort. Das Feld Rolle ist mit Benutzer vorbelegt. Weitere Vorbelegungen sind Zeitzone (Europe/Berlin) und Sprache (Deutsch). Wenn Sie Einträge bearbeiten ist das Feld Passwort kein Pflichtfeld mehr. Welche Rechte die einzelnen Rollen haben, lesen Sie in Abschnitt 4.

Der administrative Benutzer (administrator@mdadressbuch.team) kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Dieser zählt ebenfalls nicht gegen die Anzahl der Benutzer von Ihrer Lizenz. Damit die Anwendung immer verwaltet werden kann, lässt sich außerdem der letzte Administrator nicht in eine andere Rolle herabstufen.

12.2.1 Lizenzen

Oben links über der Benutzerliste sehen Sie, wie viele Lizenzen belegt sind, z. B. “Lizenzen: Benutzer 2 von 5 · Gäste 1 von 3”. Es gelten folgende Regeln:

• Administratoren, Mandanten-Administratoren und Benutzer belegen je eine Benutzer-Lizenz
• Gäste belegen eine Gast-Lizenz, sofern Ihr Vertrag Gast-Lizenzen enthält – andernfalls belegen auch Gäste eine Benutzer-Lizenz (Anzeige “inkl. Gäste”)
• Der administrative Benutzer (administrator@mdadressbuch.team) und gelöschte Benutzer zählen nicht

Sind alle Lizenzen belegt, wird die Anzeige rot und es können keine weiteren Benutzer angelegt werden. Ist nur noch eine Gast-Lizenz frei, können Sie weiterhin Gäste anlegen. Auch das Ändern der Rolle von Gast auf eine andere Rolle (oder umgekehrt) ist nur möglich, wenn für die neue Rolle eine Lizenz frei ist. Die gleichen Zahlen finden Sie unter “Vertrag” (siehe Abschnitt 12.7). Weitere Lizenzen erhalten Sie über support@mdadressbuch.de.

12.2.2 Initiales Administratorpasswort

Nach der Erstanmeldung sollte umgehend das initiale Administratorpasswort geändert werden. Klicken Sie dazu in der entsprechenden Zeile auf das Stiftsymbol. Anschließend geben Sie das bisherige und das neue Passwort in die entsprechenden Felder ein.

12.3 Import

Die Standard Excel Datei für den Import finden Sie im Programmordner. Diese Datei gibt Ihnen die Möglichkeit Kontakte inklusive Gruppenstrukturen bis zur dritten Ebene zu importieren. Bitte beachten Sie unbedingt, dass eine Zuordnung zu Organisation und Gruppen nur vorgenommen werden kann, wenn die Schreibweise der entsprechenden Daten konsistent ist. Gruppen in der dritten Ebene können nur importiert werden, wenn die anderen beiden Ebenen ebenfalls ausgefüllt sind. Beim Import wird zudem die erste Zeile der Excel Datei ignoriert. Die Überschriften sollten also nicht gelöscht werden.

Der Import läuft im Hintergrund. Sobald er abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung über die Glocke in der Kopfzeile (siehe Abschnitt 11). Über die Importliste können Sie einen Import auch wieder löschen – dabei werden alle Kontakte dieses Imports inklusive der bereits archivierten entfernt.

Nachfolgend sehen Sie eine Beschreibung der Spalten:

Spalte	Überschrift	Datenfeld
A	organisation_name	Name*
B	organisation_additional	Zusatz*
C	organisation_phone	Telefon*
D	organisation_fax	Fax*
E	organisation_mobile	Mobil*
F	organisation_email	E-Mail*
G	organisation_url	Internet*
H	organisation_bank	Bank*
I	organisation_iban	IBAN*
J	organisation_bic	BIC*
K	organisation_tax_number	Steuernummer*
L	organisation_sales_tax_number	Umsatzsteuer-Identifikationsnummer*
M	organisation_definably1	Definierbar 1*
N	organisation_definably2	Definierbar 2*
O	organisation_definably3	Definierbar 3*
P	organisation_definably4	Definierbar 4*
Q	organisation_definably5	Definierbar 5*
R	address1_street	Adresse 1 Straße*
S	address1_additional	Adresse 1 Zusatz*
T	address1_zipcode	Adresse 1 PLZ.*
U	address1_city	Adresse 1 Stadt*
V	address1_country	Adresse 1 Land*
W	address2_street	Adresse 2 Straße*
X	address2_additional	Adresse 2 Zusatz*
Y	address2_zipcode	Adresse 2 PLZ.*
Z	address2_city	Adresse 2 Stadt*
AA	address2_country	Adresse 2 Land*
AB	address3_street	Adresse 3 Straße*
AC	address3_additional	Adresse 3 Zusatz*
AD	address3_zipcode	Adresse 3 PLZ.*
AE	address3_city	Adresse 3 Stadt*
AF	address3_country	Adresse 3 Land*
AG	individual_surname	Nachname
AH	individual_firstname	Vorname
AI	individual_salutation	Anrede
AJ	individual_title	Titel
AK	individual_role	Rolle
AL	individual_birthday	Geburtstag
AM	individual_phone1	Telefon 1
AN	individual_phone2	Telefon 2
AO	individual_mobile1	Mobil 1
AP	individual_mobile2	Mobil 2
AQ	individual_email1	E-Mail 1
AR	individual_email2	E-Mail 2
AS	individual_url	Internet
AT	individual_street	Straße
AU	individual_additional	Zusatz
AV	individual_zipcode	PLZ.
AW	individual_city	Stadt
AX	individual_country	Land
AY	individual_definably1	Definierbar 1
AZ	individual_definably2	Definierbar 2
BA	individual_definably3	Definierbar 3
BB	individual_definably4	Definierbar 4
BC	individual_definably5	Definierbar 5

*Daten Organisation

12.4 Labels

Alle Bezeichner (Labels) können im MD Adressbuch Team flexibel und systemweit angepasst werden. Dazu gehören die Bezeichner für die insgesamt 10 definierbaren Felder, aber auch alle anderen Bezeichner. Wenn für Sie die Bezeichnung “Organisation” z. B. nicht passt benennen Sie es gerne in “Firma” oder “Company” um. Alle Bezeichner sind sprachbezogen. Folgende Sprachen stehen in der Anwendung zur Verfügung:

• Deutsch
• Englisch
• Spanisch
• Französisch

12.5 Sicherungen

Folgende Sicherungen werden vom MD Adressbuch Team automatisiert erstellt:

• Tägliche Sicherung
• Persistente wöchentliche Sicherung

Über den Download-Button können Sie die Sicherungen herunterladen. Als Kunde sind Sie für die Aufbewahrung der Sicherungen außerhalb der Anwendung verantwortlich!

12.6 Vorlagen

In der Vorlagenverwaltung können Sie Vorlagen anlegen und bearbeiten. Eine Vorlage besteht immer aus einer Word-Datei (docx) und dem Titel. Dieser wird bei der Generierung eines Dokuments in der Auswahl angezeigt. Sie können außerdem eine Beschreibung hinzufügen. Welche Platzhalter Sie in den Word-Dateien verwenden können, lesen Sie in Abschnitt 9.4.2.

12.7 Vertrag

Unter “Vertrag” finden Administratoren alle Informationen zu ihrem Vertrag und zur Nutzung des MD Adressbuch Team:

• Speicherplatz Dateien - belegter und verfügbarer Speicherplatz für Dateien an Kontakten (siehe Abschnitt 9.4.7), die Anzahl der Dateien und die maximale Dateigröße. Der verfügbare Speicherplatz richtet sich nach der Anzahl der lizenzierten Benutzer.
• Benutzer - Anzahl der angelegten Benutzer im Verhältnis zu den lizenzierten Benutzern sowie die Anzahl der Gäste. Der Systemzugang des Administrators (administrator@mdadressbuch.team) zählt nicht mit.
• Datenbestand - Anzahl der Kontakte, archivierten Kontakte, Organisationen und Notizen

Darunter stehen Ihre Vertragsunterlagen als PDF zum Ansehen und Herunterladen:

• SaaS-Vertrag
• Leistungsbeschreibung
• Definitionen
• Auftragsverarbeitungsvertrag mit den Anlagen 1 bis 3

Im Bereich “Rechnungen” finden Sie alle Rechnungen mit Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungszeitraum – die neueste steht oben. Die Unterlagen und Rechnungen werden von uns hinterlegt; bei Fragen wenden Sie sich bitte an support@mdadressbuch.de.

13. Hilfe und Support

Diese Dokumentation erreichen Sie jederzeit über den Eintrag “Hilfe” in der Fußzeile der Anwendung. Über den Eintrag “Kontakt” daneben gelangen Sie direkt zu unserem Kontaktformular.

Wenn Sie in der Dokumentation keine Antwort auf Ihre Frage gefunden haben kontaktieren Sie uns direkt über unser Ticketsystem. Das Ticketsystem erreichen Sie über das Benutzerportal. Über das Benutzerportal haben Sie außerdem die Möglichkeit einen Remote-Support Termin zu vereinbaren.

14. Kontaktadresse

Stefan Göppert Softwareentwicklung
Höltene Klinke 89
48653 Coesfeld
Tel.: +49 2541 8475530
WhatsApp und SMS: +49 159 03794036
E-Mail: support@mdadressbuch.de Web: Internetseite

15. Rechtliche Hinweise

Alle in dieser Dokumentation und im Programm verwendeten Grafiken sind urheberrechtlich geschützt. Eine unerlaubte Vervielfältigung oder Weiterverwendung außerhalb von Programm oder Dokumentation ist verboten.

Alle in diesem Handbuch sichtbaren persönlichen Daten auf den Abbildungen sind nicht real und wurden automatisiert generiert.